Desafio #17 – Trabalho Limpo

Buenas pessoal,

hoje quero tratar de um assunto que é importantíssimo pra qualquer processo de trabalho em qualquer área.

Você já ouviu falar em trabalho limpo?
Trabalho limpo é quando você prepara toda a atividade que deverá ser executada de uma maneira que qualquer pessoa que precise dar continuidade, consiga executar sem maiores problemas. Isso vai desde o planejamento até a execução final. Envolve todo o processo de retirar as partes desnecessárias para mantê-lo organizado e com todas as etapas REALMENTE cumpridas.

Ex: Um profissional que atue na área comercial e precisa vender um produto. O trabalho limpo parte do princípio que, primeiramente, esse profissional listará todos os contatos de potenciais clientes, depois fará as ligações, agendará as visitas e por fim chegará até o cliente para apresentar o produto. Todo esse processo deve ser desenvolvido de uma maneira que, caso o profissional tenha um imprevisto, outro possa assumir a função e consiga, sem maiores problemas, continuar com as atividades.

Para que isso ocorra de maneira adequada, pode ser feito um checklist com as atividades que devem ser cumpridas, para não esquecer nenhum detalhe. Outro fator importante é a ATENÇÃO e o FOCO nas atividades que está executando no momento. Um erro básico como esquecer o material de apresentação do produto, ou não lembrar o nome da pessoa que você agendou uma reunião, podem custar caro. Pode custar a perda de um forte cliente potencial.

Ultimamente ando presenciando muitos profissionais novos no mercado, assim como eu, dizendo que sabem o que é um trabalho limpo, porém quando entregam seu trabalho ele está  completamente sujo, com informações desnecessárias (que podem ocasionar um erro). Para que isso não ocorra, tenha a humildade de conversar com seu superior e pedir um auxílio. Preste atenção no que os profissionais mais experientes tem a dizer por mais besta que pareça. Se ele está te falando aquilo, é porque ele sabe da importância de cada etapa.

Então, da próxima vez: preste atenção, anote tudo, faça as atividades com calma e mantenha o foco. Os resultados, com certeza, aparecerão e seu superior vai ficar muito satisfeito e começará a ganhar confiança no seu trabalho.

Por hoje é só,

Abraços,

Lucas Rodrigues

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DESAFIO #2 – ORGANIZAÇÃO

O segundo desafio que eu encontrei no início de carreira foi a organização das minhas tarefas, cumprir os prazos e não ter erros.
Tudo começou quando fazia alguns materiais que acabavam saindo com erro. Comecei a perceber que os erros, obviamente, saíam porque o prazo para o desenvolvimento das atividades era muito curto. Então pensei em alguma forma de melhorar toda essa estrutura para que não houvessem mais erros e consequentemente não prejudicasse o meu trabalho.

Fui conversar com o meu gestor. Na conversa relatei todos os problemas e as dificuldades que encontrava, justificando os erros que aconteciam e ele, sempre me falou que era falta de organização. A partir daí foquei em organizar todas as coisas que me envolviam, desde a minha mesa de trabalho, caixa de email, pastas do computador, até a ordem dos trabalhos.
Organizar os objetos com o qual você trabalha é a tarefa mais básica e fácil, basta não ter preguiça. Depois fui para a ordem de prioridades dos meus trabalhos e meu gestor me ensinou a fazer uma matriz de prioridades.

Matriz de Prioridades
É uma matriz que mede o Nível de Urgência x Nível de Importância.
 

TRABALHO A: Nenhum trabalho pode chegar nesse quadro da matriz, se um trabalho é muito importante ele não pode ser feito de maneira urgente para que não haja erros. A não ser que seja um acontecimento momentâneo e que precisa ser resolvido de imediato, caso não seja, nunca deixe um trabalho chegar a esse quadro da matriz.

TRABALHO B: Como já foi dito anteriormente um trabalho que tem um grau de importância muito alto precisa ser elaborado de maneira correta, sem erros. Por isso esse é o foco principal da matriz. Trabalhe sempre de maneira organizada e sempre focando nos trabalhos importantes com antecedência, pois dessa maneira você sempre terá tempo de resolver todos os imprevistos.

TRABALHO C: Se um trabalho é pouco importante, é porque trata-se de uma atividade relativamente simples, o que não demanda muito tempo. Com isso você consegue conciliar essa atividade sendo eficáz no resultado final.

TRABALHO D: Quando um trabalho se encontrar nesse quadro, aproveite os horários em que você não está cheio de coisas e planeje como vc vai fazer essa ação. Assim quando ele mudar de quadro e se tornar urgente, você já terá tudo o que deve ser feito, levando menos tempo para executar.

Fique atento para as trocas de quadros dos trabalhos na matriz. Essa troca te alerta o momento em que você precisa se dedicar à cada atividade e lógico que muitas vezes precisamos adaptar as nossas necessidades e a necessidade da empresa de acordo com a nossa ordem de tarefas.

Espero ter contribuído, mesmo que seja pouco, para que todos tenham um caminho para se organizar e não ficarem perdidos ao longo dos dias.

Abraços.

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