DESAFIO #2 – ORGANIZAÇÃO

O segundo desafio que eu encontrei no início de carreira foi a organização das minhas tarefas, cumprir os prazos e não ter erros.
Tudo começou quando fazia alguns materiais que acabavam saindo com erro. Comecei a perceber que os erros, obviamente, saíam porque o prazo para o desenvolvimento das atividades era muito curto. Então pensei em alguma forma de melhorar toda essa estrutura para que não houvessem mais erros e consequentemente não prejudicasse o meu trabalho.

Fui conversar com o meu gestor. Na conversa relatei todos os problemas e as dificuldades que encontrava, justificando os erros que aconteciam e ele, sempre me falou que era falta de organização. A partir daí foquei em organizar todas as coisas que me envolviam, desde a minha mesa de trabalho, caixa de email, pastas do computador, até a ordem dos trabalhos.
Organizar os objetos com o qual você trabalha é a tarefa mais básica e fácil, basta não ter preguiça. Depois fui para a ordem de prioridades dos meus trabalhos e meu gestor me ensinou a fazer uma matriz de prioridades.

Matriz de Prioridades
É uma matriz que mede o Nível de Urgência x Nível de Importância.
 

TRABALHO A: Nenhum trabalho pode chegar nesse quadro da matriz, se um trabalho é muito importante ele não pode ser feito de maneira urgente para que não haja erros. A não ser que seja um acontecimento momentâneo e que precisa ser resolvido de imediato, caso não seja, nunca deixe um trabalho chegar a esse quadro da matriz.

TRABALHO B: Como já foi dito anteriormente um trabalho que tem um grau de importância muito alto precisa ser elaborado de maneira correta, sem erros. Por isso esse é o foco principal da matriz. Trabalhe sempre de maneira organizada e sempre focando nos trabalhos importantes com antecedência, pois dessa maneira você sempre terá tempo de resolver todos os imprevistos.

TRABALHO C: Se um trabalho é pouco importante, é porque trata-se de uma atividade relativamente simples, o que não demanda muito tempo. Com isso você consegue conciliar essa atividade sendo eficáz no resultado final.

TRABALHO D: Quando um trabalho se encontrar nesse quadro, aproveite os horários em que você não está cheio de coisas e planeje como vc vai fazer essa ação. Assim quando ele mudar de quadro e se tornar urgente, você já terá tudo o que deve ser feito, levando menos tempo para executar.

Fique atento para as trocas de quadros dos trabalhos na matriz. Essa troca te alerta o momento em que você precisa se dedicar à cada atividade e lógico que muitas vezes precisamos adaptar as nossas necessidades e a necessidade da empresa de acordo com a nossa ordem de tarefas.

Espero ter contribuído, mesmo que seja pouco, para que todos tenham um caminho para se organizar e não ficarem perdidos ao longo dos dias.

Abraços.

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